Concept

Document Archiving System este un sistem de management si arhivare a documentelor si a e-mailurilor, avand urmatoarele facilitati cheie:

• scanare documente fizice – digitalizare documente;
• import documente digitale existente;
• import/arhivare e-mailuri;
• monitorizare si arhivare automata a casutelor postale (e-mail) IMAP;
• structurare/organizare documente;
• OCR (Optical Character Recognition) – recunoastere automata a textelor in documente (permite cautarea documentelor scanate dupa continut);
• indexare dupa continut (prin tehnologia OCR sau extragere de texte);
• arhivare in format PDF, Standard PDF/A-1b (ISO 19005-1) si Standard PDF/A-3b (ISO 19005-3).

Scopul sistemului este digitalizarea si organizarea arhivei de documente fizice, organizarea documentelor digitale existente, cautarea si gasirea rapida a documentelor digitalizate. Documente suportate: doc, docx, dotx, rtf, eml, msg, txt, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf, tif, jpg, png, bmp.

Componente

• Document Archiving Server: responsabil pentru stocarea, indexarea si arhivarea documentelor;
• Document Archiving Desktop: responsabil pentru scanarea, importul, organizarea, cautarea si regasirea, editarea, vizualizarea si tiparirea documentelor si a e-mailurilor;
• Document Archiving WebApp: asigura acces rapid, usor si uniform la informatii din sistem de pe Desktop PC, Table PC si SmartPhone.

Avantaje

• Management centralizat de documente;
• Arhiva centralizata de documente;
• Acces rapid, usor si uniform la informatii din documente de pe PC, TablePC si SmartPhone;
• Editare uniforma a documentelor Office (doc, docx, xls, xlsx) de pe PC, TablePC sau SmartPhone;
• Reduce numarul documentelor si a e-mailurilor pierdute;
• Reduce numarul documentelor si fisierelor duplicate;
• Reduce numarul documentelor de versiuni diferite.

Aplicatii